番茄管理法-教你如何简单高效地管理时间

番茄管理法-教你如何简单高效地管理时间

手机智能化时代,注意力成为越来越稀缺的资源,在我们身边有太多的事情分散我们的注意力,朋友圈、微博、抖音、各种游戏、以及各种app的推送。
在工作中,这种情况更加普遍,当你打算静下心好好完成一份总结报告时,结果领导临时要开一个会议,朋友打电话问你晚上有没有空,同事过来请教你个问题,每隔一段时间,总有人过来打扰你,最后你发现能有一个无人打扰的时间段该多好。
在这种情况下,我们的注意力变得越来越难以集中,工作和学习效率越来越差,明明有很多时间的,却怎么也利用不起来。
有没有一种方法可以拯救我们越来越难以集中的注意力?今天为你们推荐的这本《番茄工作法图解》,为大家提供了一种简单易行的时间管理方法。
番茄管理法-教你如何简单高效地管理时间
什么是番茄工作法?
番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的,在他上大学的时候,因为学习效率低下,而感到非常痛苦。
直到一天,他和自己打了一个赌,我能学一会习吗?真正学习十分钟。于是他从厨房找到了一枚厨房定时器(番茄钟),给自己订上了十分钟,发现自己真的学习了,后来自己慢慢的把这种方法优化改进,最终创立了一套高效的时间管理方法。并且用类似番茄的厨房定时器命名为「番茄工作法」。
番茄工作法创立至今风靡全球,成为最受欢迎的时间管理方法。众多使用者纷纷表示,自从使用了番茄工作法,不仅提高了自己的注意力,也提高了自己的工作效率和学习效率。
番茄工作法原理
一,从今日待办事项里,找出最重要的事情,作为首要任务。
二,开启一个25分钟的倒计时,作为工作或学习时间。
三,25分钟结束后,休息五分钟,这五分钟可以起来走走,喝口水,听音乐,目的是让自己放松下来。
番茄工作法流程
工具
事先准备的工具:一只笔,定时器和三张纸。笔是你平常用的圆珠笔就可以。定时器适合自己的就可以,尽量不要用手机,看时间的时候,很容易被一些无关的推送打扰到。
三张纸主要用途:
“今日待办”表格:记录日期,自己的名字以及今天准备做的事情,每天都要重新填写一张。
“活动清单”表格:把最近想做的事情,想到什么,就填什么,同一张“活动”清单表格可以用很多天,适当增加新的活动,划掉已完成的活动。
记录表格:结束一天的工作后,要开始记录当天完成情况,刚开始的时候,只记录每天完成的番茄钟,同一张记录表格可以用好几天,这样便于观察过去一段时间的工作情况。
方法
一位准备就绪,就开始行动吧!
首先,要熟练的运用上述提到的工具,合理运用自己的时间。
“今日待办”表格就是自己对一天的承诺。把自己当天最重要的事情排在前列,以此类推。不可排列过多的事情,以便完不成容易产生焦虑。
“活动清单”表格不受限制,只要把自己能想到的都填在上边就可以,再从清单里选取事情填到“今日待办”表格里。
“记录”表格需要记录当天完成多少个番茄钟,完成了多少事情。
开启一个25分钟的倒计时去处理“今日待办”表格里列出的每一件事情,每个25分钟只专注于一件事情,不要去换别的事情,也不要被周边的任何事情所打断。
为什么是25分钟呢?书中也说到,25分钟并不是一个标准的时间,你也可以根据自己的喜好设置一个别的时间,前提是不管你定了多长时间,都要坚持两个星期再去修改。
25分钟时间一到,就马上停下手中的工作,休息五分钟,可以起身散散步,喝杯咖啡,看看窗外等。该休息时就要休息,千万不要去想刚才工作的事情,也不要想接下来要做的事情。
休息完以后,你可以继续做上一件没有完成的事情,也可以重新开启一件新的事情,无论如何都要遵循25分钟的专注工作,5分钟休息,这样固定的工作循环。
每天这样的流程下来,就可以保持一个稳定高效的工作的效率。
番茄工作法注意事项
番茄管理法-教你如何简单高效地管理时间
无论我们多想在25分钟内专注工作,总是被各种各样的事情打扰。
番茄工作法的两种中断模式
一,内部中断

假如你正在一个番茄钟内专心的处理事情,突然想起有一个紧急电话要打或者要打电话订购门票。
出现这种情况的时候,不要停下手中的工作,你可以在“今日待办”表格右下角写上“打电话给XX客户”,把这部分计划外的事情隔开,标题为“计划外紧急”。
为了便于后续记录,我们可以在“今日待办表格”旁边画一个符号,来记录自己一天中断的次数。在一天结束后,我们来记录中断的次数,它是冷静的现实,我们要根据中断的次数来做对策。
对于内部中断的对策:就是接受,记录并继续我们现在手头上的工作,避免被打断。
二 外部中断
假如你在一个番茄内正在专心的处理某件事情,你的一位同事突然过来询问你一件事情。
首先需要询问同事是否可以稍后处理,如果可以那就记录下来。如果是今天要办的事情,那就记录在“今日待办”表格中“计划外紧急事情”,如果不是今天必须要办的事情,那就记录在“活动清单”表格上,用“N”表示,代表计划外的事情,标上截止日期。
为了便于后续记录,你可以用一个符号表示,带表外部中断。
如果突然七八个人过来找你,很显然。每个人都找你有事,你只能作废现在的番茄钟,处理好这个几个人的事情后,再开启番茄钟。
对于外部中断的策略:告知、协商、计划、答复。
预估
对于未来成果的预估,基本上都是猜测,我们可以充分利用自己过去记录的历史数据,来预估将来。
“活动清单表格预估”:一天工作开始后,总是有新情况的出现,从而影响到我们一整天的工作计划。在一天的工作计划开始前,我们需要检查“活动清单” 表格中的每一项活动,试着预估它们需要多少番茄钟完成,用铅笔将其写在“活动清单”表格每个条目的右边,用铅笔的目的是便于修改。
“记录表格的预估”一天结束后,我们要对预估进行记录,给表格增加两列,作者给出的方法如下,新增的第一列,用来记录今天所完成的活动中,有多少小方格没填满。假如其中一项活动高估了3个番茄钟(+3),有两项被高估了1个番茄钟(+1和+1),把这些数字相加,“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个,即总体预估误差为+5.
新增的第二列,用来记录重新预估的次数,有多少行是画圆圈的,即二次预估?有多少行是画三角的,即三次预估。
我们的最终目标是让这两列都为0,由于新情况的出现,可能会导致预估番茄钟和实际用量之间有差别。不管怎么样,第一列的总和应该是零,即高估与低估的情况互相抵消,新情况可能会降低或增加活动的难度。以长期眼光来看,这些误差应该能相互抵消。
应变
为了避免一些额外事情影响到我们手头上的工作,我们应该预留一个或两个番茄钟来处理额外事情。
“进度表格”:当发现一件事情频繁的出现在“今日待办”表格中,却得不到完成,我们可以做一份“进度表格”。“进度表格”的思路方式和“活动清单”一样。不同在于,我们将某件事情填入“今日待办”表格时,也会在“进度表格”的相应方格中画一个圈,以此类推。如果某项活动完成了,就在方格里画一个星星,一段时间后,如果看到很多空圈,表示此项工作的超出了自己及所能兑现的承诺,需要分解它。
“思维导图日记”:番茄工作法在每天工作结束的时候,都会留一点时间来做每日回顾。可以用思维导图的方式,作者的方法是在一张纸的中央写上今天的主题是什么,然后绘制一些彩色的分支、小图标以及自己的想法,构成一张思维导图。随后将思维导图与今日待办表格收在一起。每月一次,在下班前对上个月的思维导图进行回顾,对所收获的知识进行复习。

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